URAIAN TUGAS

SUB BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN

PADA PENGADILAN DI LINGKUNGAN MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA

DI PENGADILAN NEGERI BAUBAU KELAS 1B

A. DASAR HUKUM

1. Undang-Undang Nomor 48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman.
2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara.
3. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara.
4. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2023 tentang ASN.
5. Peraturan Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kepaniteraan dan Kesekretariatan Peradilan beserta perubahannya.
6. Peraturan Menteri Keuangan terkait pelaksanaan anggaran dan pengelolaan keuangan negara.
7. Peraturan Sekretaris Mahkamah Agung Republik Indonesia dan kebijakan internal Mahkamah Agung RI terkait administrasi umum dan pengelolaan keuangan.

B. KEDUDUKAN

Sub Bagian Umum dan Keuangan merupakan unsur pelaksana pada Kesekretariatan Pengadilan yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Pengadilan.

Berdasarkan Peraturan Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2015, Sub Bagian Umum dan Keuangan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan urusan surat menyurat, arsip, perlengkapan, rumah tangga, keamanan, keprotokolan, perpustakaan serta pengelolaan keuangan dan barang milik negara.

C. TUGAS POKOK

Melaksanakan penyiapan bahan dan pelaksanaan urusan:

1. Tata usaha dan persuratan;
2. Kearsipan dan dokumentasi;
3. Rumah tangga kantor;
4. Perlengkapan dan inventaris;
5. Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN);
6. Keamanan dan kebersihan kantor;
7. Keprotokolan;
8. Perpustakaan;
9. Perencanaan dan pelaksanaan anggaran;
10. Administrasi keuangan;
11. Verifikasi dan pertanggungjawaban keuangan.

D. URAIAN TUGAS

1. Bidang Tata Usaha dan Persuratan

a. Mengelola administrasi surat masuk dan surat keluar.

b. Melaksanakan pencatatan, pengagendaan dan pendistribusian surat.

c. Menyiapkan konsep surat dinas dan naskah kedinasan.

d. Melaksanakan tata naskah dinas sesuai ketentuan Mahkamah Agung RI.

e. Mengelola penggunaan aplikasi persuratan dan administrasi umum.

f. Menyusun laporan administrasi persuratan secara berkala.

2. Bidang Kearsipan dan Dokumentasi

a. Mengelola arsip aktif dan arsip inaktif.

b. Melaksanakan penataan arsip sesuai kaidah kearsipan nasional.

c. Menyiapkan bahan penyusutan dan pemusnahan arsip.

d. Melaksanakan digitalisasi dokumen dan arsip.

e. Mengelola dokumentasi kegiatan kantor.

f. Menjaga keamanan dan kerahasiaan arsip.

3. Bidang Rumah Tangga dan Fasilitas Kantor

a. Mengelola kebutuhan rumah tangga kantor.

b. Mengatur penggunaan ruang kantor dan fasilitas gedung.

c. Menyiapkan sarana rapat, kegiatan dinas dan acara resmi.

d. Mengelola kendaraan dinas operasional.

e. Mengawasi kebersihan, keamanan dan kenyamanan lingkungan kantor.

f. Mengelola pemeliharaan gedung dan fasilitas kantor.

g. Menyiapkan konsumsi dan kebutuhan kegiatan kedinasan.

4. Bidang Perlengkapan dan Barang Milik Negara (BMN)

a. Menyusun rencana kebutuhan barang dan perlengkapan kantor.

b. Mengelola pengadaan barang/jasa sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

c. Melaksanakan pencatatan dan inventarisasi BMN.

d. Mengelola administrasi SIMAK-BMN dan aplikasi pendukung lainnya.

e. Menyusun laporan barang milik negara.

f. Melaksanakan pemeliharaan dan pengamanan BMN.

g. Menyiapkan bahan usulan penghapusan dan mutasi BMN.

h. Melaksanakan stock opname barang inventaris.

5. Bidang Keprotokolan dan Perpustakaan

a. Menyiapkan kegiatan keprotokolan pimpinan.

b. Mengatur penerimaan tamu kedinasan.

c. Menyiapkan pelaksanaan upacara dan acara resmi.

d. Mengelola perpustakaan kantor.

e. Menginventarisasi buku dan bahan pustaka.

f. Menyediakan layanan informasi dan referensi hukum.

6. Bidang Perencanaan dan Pelaksanaan Anggaran

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran satuan kerja.

b. Menyiapkan bahan penyusunan DIPA dan revisi anggaran.

c. Mengelola administrasi pelaksanaan anggaran.

d. Menyiapkan dokumen pencairan anggaran.

e. Melaksanakan monitoring realisasi anggaran.

f. Menyusun laporan pelaksanaan anggaran.

g. Menyiapkan bahan evaluasi anggaran dan kinerja.

7. Bidang Administrasi Keuangan

a. Mengelola administrasi penerimaan dan pengeluaran keuangan.

b. Menyiapkan Surat Perintah Membayar (SPM).

c. Mengelola pembayaran gaji dan tunjangan pegawai.

d. Mengelola administrasi perjalanan dinas.

e. Mengelola pembukuan dan dokumen pertanggungjawaban keuangan.

f. Menyusun laporan keuangan secara berkala.

g. Mengelola aplikasi keuangan pemerintah.

h. Melaksanakan rekonsiliasi keuangan dan BMN.

8. Bidang Verifikasi dan Pertanggungjawaban

a. Melaksanakan verifikasi dokumen pembayaran.

b. Meneliti kelengkapan administrasi pertanggungjawaban keuangan.

c. Menyiapkan bahan pemeriksaan internal dan eksternal.

d. Menindaklanjuti hasil pemeriksaan dan audit.

e. Menyusun laporan pertanggungjawaban bendahara.

f. Mengelola arsip pertanggungjawaban keuangan.

9. Bidang Pelaporan dan Monitoring

a. Menyusun laporan bulanan, triwulan, semester dan tahunan bidang umum dan keuangan.

b. Menyiapkan bahan rapat koordinasi dan evaluasi.

c. Melaksanakan monitoring pelaksanaan kegiatan administrasi umum dan keuangan.

d. Menyusun bahan evaluasi kinerja bidang umum dan keuangan.

E. FUNGSI

Dalam melaksanakan tugasnya, Sub Bagian Umum dan Keuangan menyelenggarakan fungsi:

1. Pelaksanaan administrasi umum dan tata usaha.
2. Pengelolaan persuratan dan kearsipan.
3. Pengelolaan rumah tangga kantor.
4. Pengelolaan perlengkapan dan Barang Milik Negara.
5. Pelaksanaan administrasi keuangan dan anggaran.
6. Pelaksanaan verifikasi dan pertanggungjawaban keuangan.
7. Penyusunan laporan dan dokumentasi kegiatan.
8. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi bidang umum dan keuangan.

F. HASIL KERJA

1. Dokumen administrasi umum.
2. Arsip dan dokumentasi yang tertata.
3. Data BMN yang valid dan mutakhir.
4. Laporan keuangan dan anggaran.
5. Dokumen pertanggungjawaban keuangan.
6. Dokumen pengadaan barang/jasa.
7. Laporan inventaris barang.
8. Laporan pelaksanaan kegiatan umum dan keuangan.

G. PENUTUP

Uraian tugas ini menjadi pedoman pelaksanaan tugas dan fungsi Sub Bagian Umum dan Keuangan pada satuan kerja di lingkungan Mahkamah Agung Republik Indonesia dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi serta ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

REFERENSI

1. Peraturan Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kepaniteraan dan Kesekretariatan Peradilan.
2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara.
3. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara.
4. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2023 tentang Aparatur Sipil Negara.
5. Kebijakan Mahkamah Agung RI terkait pengelolaan administrasi umum dan keuangan.